档案管理办法

为贯彻《中华人民共和国慈善法》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《基金会管理条例》等法律法规和本会章程，规范本会档案工作管理，有效记录慈善服务信息，发挥档案工作对本会各项工作的基础性服务支撑作用，促进本会慈善事业科学健康规范发展，特制定《广州市利世慈善基金会档案管理办法》：

一、范围：在日常管理过程和开展慈善服务中形成的有保存与应用价值的各种形式的原始纪录。

二、管理：执行干事负责档案的收集、整理、保管、统计、检查、清点、提交鉴定及销毁等管理工作。

三、原则：

1、规范性原则：整理应规范、有序。

2、真实性原则：档案的收集应真实、可靠。

3、安全性原则：档案的保管应安全、整洁。

4、准确性原则：档案的鉴定应准确、及时。

5、实用性原则：档案的开发应实用、可行。

6、便捷性原则：档案的利用应便捷、高效。

四、保管：设立带锁铁档案柜分类管理，环境必须恒温恒湿，随时监控保存状况，每月检查档案，每年清点档案，避免档案受损。档案出现受损及时专业修复，档案进库及时登记档案表格，档案出库登记领取使用申请审批登记表，并跟进及时收回入档。

五、保密：跟进档案性质按照档案法标准标注保密级别，由理事长和秘书长审批使用，执行干事负责档案管理，必须严格遵守本办法及审批程序，违反规定根据情形处以警告、批评等处理方式。

六、收集整理：

1、文件形成：按照基金会类慈善组织类别编制《文件材料归档范围明细及保管期限》档案目录，归档材料达到慈善组织档案管理规范的技术要求。文件材料采用耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体。

2、文件收集：秘书处、财务管理中心等各文件形成部门应及时收集各岗位工作的文件材料，及时时交给执行干事对归档文件材料进行登记。形成的归档文件材料应真实、准确、系统，材料组件齐全、内容完整。秘书处执行干事应每月收集各部门归档文件材料，重要归档文件材料的交接应有交接由秘书长监督。

3、文件整理：文件材料立卷整理应遵循文件材料形成规律，区分保管期限，保持文件材料间的有机联系。

4、技术标准：档案的整理应符合 DA/T 22 的基本要求；项目和科研档案的整理应符合 GB/T 11822 和 DA/T 2 的有关要求；文书档案的整理应符合 GB 9705 的要求；照片档案的整理应符合 GB/T 11821 的相应要求；电子和磁性载体形态文件的整理，应符合 GB/T 17678.1、GB/T 18894、DA/T 15、DA/T 32 的相应要求；档案应按照 DA/T 13 规定区分全宗进行分类、排列与编目；编制档案检索工具，满足手工检索和计算机检索需要；按照 DA/T 18 规则进行档案著录。传统载体照片、录音、录像档案和实物档案应当详细著录背景、人物、来源等信息；文书档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案一般以件（张）等为单位进行整理。科技档案、人事档案、会计档案一般以卷为单位进行整理。其他门类的档案根据需要以卷或件为单位进行整理。

5、文件归档：根据分类目录和排列顺序编制档号。档号具有唯一性。档号编制方法见 DA/T 13。采用办公自动化或其他业务系统形成的文件资料，应随办随归；归档文件材料应当为原件。电子文件需要转换为纸质文件归档的，若电子文件已经具备电子签名、电子印章的，纸质文件不必再行实体签名、实体盖章；档案按类分别集中排列，类别内档案按类目条款顺序依次排列编号；档号宜采用“全宗号—分类号—案卷号”结构；纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号；应按全宗、类别、保管期限编制档案目录。

七、档案鉴定：每年对已达到保管期限的档案进行鉴定，档案鉴定应由秘书处会同相关部门组成鉴定小组共同开展。对鉴定为继续保存的档案，应当重新划定保管期限并做出标注，经鉴定确定为无保存价值的档案，应按规定予以销毁。

八、档案销毁：经鉴定可销毁的档案，应编制档案销毁清册，列明拟销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、应保管期限、已保管时间和销毁时间等内容，按档案工作协调机制报请秘书长及理事长审核批准，负责销毁的执行干事、秘书长及理事长在档案销毁清册上签署意见。执行干事负责组织档案销毁工作，并与相关业务部门共同派员监销。监销人在档案销毁前，应当按照档案销毁清册所列内容进行清点核对。电子档案和档案数字复制件需要销毁的，除在指定场所销毁离线存储介质外，还应当确保电子档案和档案数字复制件从系统中彻底删除。在档案销毁后，应当在档案销毁清册上签名或，销毁清册应永久保存。

九、存储保管：根据档案载体的不同要求对档案进行存储和保管。档案存储和保管应确保实体安全和信息安全。应做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等安全防护工作。

十、开发利用：积极开展档案开发利用工作，积极推进档案信息开发工作，采取编制全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、专题文件汇集、出版杂志、制作ppt文件、拍摄专题片等多种形式，实现档案的价值。根据行业自律公约和信息公开规定，合理公布档案有关内容，不断提升组织公信力。

十一、信息化建设：积极开展档案信息化建设工作，充分利用公共平台和自身媒介，实现档案电子信息化创新。

1、公共平台：按照慈善组织信息公开要求将相关材料上传到慈善中国和广州市社会组织公共服务信息平台。

2、自身媒介：官网、公众号、微博等信息化平台发布存储公开公示的相关档案资料。

3、半自动化：办公自动化系统和其他业务系统应当嵌入电子文件分类方案、归档范围与保管期限表 和整理要求，在电子文件形成时自动或半自动开展鉴定、整理工作，实施预归档。

4、在线存储：电子档案管理系统等级保护不应低于二级标准，分级保护等级应与电子档案最高密级相适应。电子档案的文件格式和质量应符合相关标准要求，元数据应齐全完整，满足长期保存要求。应为电子档案安全存储配置在线存储系统。在线存储系统应当实施容错技术方案，定期扫描、诊断存储设备。

附：基金会类慈善组织文书档案目录：

1、资质：

（1）基金会注册成立所提交的申请材料；

（2）基金会登记证书原件；

（3）基金会公章、法人章、合同章、财务章等重要印章；

（4）基金会所获得的荣誉表彰、资质证书、会员资质以及申请材料等；

（5）年度工作报告（签章版）、年检或年报结论（盖章版）、财务审计报告（盖章版）、专项信息审核报告（盖章版）、补充信息、填报材料及整改建议书等。

2、综合管理：

（6）基金会章程、理事监事变更、住所等发生变更的申请材料（盖章版）等；

（7）人事管理办法、会议管理办法、档案管理办法、印章使用管理办法、法人登记证书使用管理办法、采购管理办法、志愿者管理制度、重大事项制度报告、信息公开制度、差旅报销制度、办公室管理制度、员工廉洁自律准则等；

（8）项目管理制度、专项基金管理制度；

（9）信息公开管理办法、标识使用管理办法等；

（10）财务管理办法、网报管控系统管理办法、固定资产管理办法、会计档案管理办法、财务报销制度、项目财务支出指引等；

（11）党建工作制度、党组织生活制度等；

（12）理事会会议议程、会议审议材料、会议纪要、会议记录、会议决议（理事、监事签字版）、原始选票、影像资料；

（13）基金会历次战略规划；

（14）基金会年度工作总结与工作计划；

（15）基金会半年/月度工作总结与工作计划；

（16）专职工作人员劳动合同、入职材料、职位变动记录；

（17）秘书长等员工个人年度工作报告、述职报告等；

（18）季度、年度考核通知、打分表、结果公示；

（19）通知、培训材料、笔记、影像资料；

（20）基金会现有志愿者名单；

（21）志愿者申请表；

（22）活动方案、签到表、活动记录、总结、影像资料；

（23）证书、表彰过程；

（24）理事、监事、慈善信托；

（25）报批材料、主管单位批复文件；

（26）基金会 logo、VI 产品等；

（27）办公设备、装修等由行政管理费用支出的采购、服务协议；

（28）基金会捐赠收入、捐赠支出协议；

（29）合作协议、备忘录等；

（30）上级通知、检查通知；

（31）递交材料、申报材料；

（32）上级检查结果；

（33）印章使用申请单；

（34）证书使用申请单；

（39）档案使用申请单；

（40）基金会物资库存情况、物资明细、领用表、入库单、出库单；

（41）基金会物资详情；

3、党建方面：

（1）流动党支部申请材料；

（2）成立党支部批复材料；

（3）党委通知文件；

（4）参与、组织党建学习材料；

（5）参与、组织党建会议材料；

（6）参与、组织党建活动材料；

（7）年度党建计划或党建工作总结、汇报；

（8）工会小组材料；

（9）妇女委员会材料；

4、项目管理方面：

（1）立项申请书；

（2）项目预算；

（3）项目捐赠协议；

（4）项目采购协议；

（5）项目阶段性报告；

（6）项目阶段性财务报告；

（7）项目资金划拨；

（8）项目变更；

（9）项目相关公文；

（10）项目开展重要会议记录；

（11）结项总结；

（12）财务总结；

（13）结项公示；

（14）项目评估报告；

（15）项目资金划拨；

（16）捐赠合作协议；

（17）捐赠人信息；

（18）捐赠资金拨付申请；

（19）捐赠资金使用情况；

（20）捐赠公示情况；

（21）实物捐赠；

（22）招募公告；

（23）项目筛选；

（24）项目评选会议记录；

（25）专项审计结果公示；

（26）专项审计机构资质；

（27）专项审计询价表/招标记录 ；

（28）专项审计报告；

5、宣传方面：

（1）基金会宣传册电子版、纸质版；

（2）项目手册电子版、纸质版；

（3）基金会宣传片；

（4）项目宣传片；

（5）活动海报电子版、纸质版；

（6）易拉宝电子版、纸质版；

（7）项目活动宣传折页电子版、纸质版；

（8）基金会照片（如理事长出席的活动）；

（9）项目照片；

6、财务方面： 

（1）记账凭证；

（2）总账；

（3）明细账；

（4）现金和银行日记账；

（5）银行对账单；

（6）公益事业捐赠统一票据；

（7）公益事业捐赠统一票据申请表；

（8）公益事业捐赠统一票据领用登记簿；

（9）作废的捐赠票据、未领取的捐赠票据、作废的支票；

（10）月度财务报告；

（11）季度财务报告、季度财务说明书；

（12）年度财务报告（决算）；

（13）年度审计报告和专项信息审核报告；

（14）专项基金审计报告；

（15）企业所得税季度预缴纳税申报表（A）类；

（16）增值税及附加纳税申报表；

（17）企业所得税年度纳税申报表、印花税纳税申报表；

（18）捐赠收入合同、捐赠支出合同、采购合同等；

7、其他：

（1）价值低于500元以下的物资清单；

（2）志愿者专用物资清单：印有基金会LOOG的帽子、马甲、服装、用品等；

（3）上级下发资料、参加会议资料、学习参考资料等。

本制度修订稿经第二届理事会第五次会议审议通过后执行！

广州市利世慈善基金会

                                            2021年4月28日